Accordo sul trattamento dei dati

In breve

• Questo accordo stabilisce chi risponde di quali dati tra l'impresa funebre e RediVivo. I ruoli cambiano secondo la fase: non c'è un unico «titolare di tutto».
• Gestionale dell'impresa (elenco dei memoriali creati, clienti, utenti): l'impresa è titolare, RediVivo è responsabile del trattamento e agisce su sue istruzioni.
• Creazione del memoriale: impresa e RediVivo sono contitolari, ciascuno con compiti precisi. L'impresa raccoglie i dati e verifica che chi chiede il memoriale ne abbia titolo; RediVivo cura sicurezza, pubblicazione e richieste degli interessati.
• Vita del memoriale (lavagna, contributi, visitatori, moderazione): RediVivo è titolare da solo. L'impresa non ha accesso a contributi in attesa, email dei visitatori e decisioni di moderazione.
• I dati stanno nell'Unione europea. I fornitori di RediVivo sono elencati nell'allegato 3.
• A fine contratto i dati del gestionale sono restituiti o cancellati entro 90 giorni. I memoriali attivati restano in linea, sotto la responsabilità di RediVivo.

Premessa: perché i ruoli sono ripartiti così

Il servizio RediVivo non si presta a essere descritto con un unico schema. Se l'impresa funebre fosse titolare di tutto e RediVivo un semplice fornitore, il memoriale dovrebbe seguire le sorti dell'abbonamento; invece sopravvive al contratto, ed è RediVivo a decidere quali dati vi compaiono, per quanto tempo, chi vi accede e con quali regole si modera la lavagna. Se al contrario RediVivo fosse titolare di tutto, si ignorerebbe che è l'impresa a scegliere di offrire il servizio ai propri clienti, a raccogliere i dati e a inserirli.

Le parti adottano perciò una ripartizione per segmenti:

1. per il gestionale, l'impresa è titolare e RediVivo è responsabile del trattamento (art. 28 del regolamento (UE) 2016/679, «GDPR»);
2. per la creazione e la prima pubblicazione del memoriale, le parti sono contitolari (art. 26 GDPR), limitatamente a questa fase;
3. per la vita del memoriale, RediVivo è titolare autonomo.

Sul secondo segmento la qualificazione non è pacifica: è sostenibile anche la lettura secondo cui impresa e RediVivo sarebbero due titolari autonomi, con una comunicazione di dati dall'una all'altro su incarico della famiglia. Le parti scelgono la contitolarità limitata, che è la lettura più prudente perché impone di mettere per iscritto chi fa che cosa e di renderlo noto agli interessati; e scrivono l'accordo in modo che gli stessi impegni restino validi anche se un'autorità o un giudice dovesse preferire l'altra lettura (articolo 17).

Può accadere che lo stesso dato rientri in più di un segmento: il nome e l'email del referente, per esempio, compaiono nel gestionale dell'impresa, sono trattati nella fase di creazione e diventano poi l'account con cui il referente usa RediVivo. A ciascun uso si applicano le regole del segmento corrispondente.

Parte I — Disposizioni generali

1. Parti e oggetto

1.1. Il presente accordo è concluso tra Federico Infelici, partita IVA 02427350513 («RediVivo»), e l'impresa funebre che sottoscrive il modulo d'ordine («l'Impresa»).

1.2. L'accordo è parte integrante delle Condizioni per le imprese («Condizioni») e si applica dal primo memoriale creato, anche durante il periodo di prova.

1.3. I termini «titolare», «responsabile», «contitolari», «interessato», «trattamento», «dati personali» e «violazione dei dati personali» hanno il significato loro attribuito dal GDPR. I termini con l'iniziale maiuscola non definiti qui hanno il significato indicato nelle Condizioni.

1.4. I dati delle persone defunte non rientrano nell'ambito del GDPR. Le parti convengono tuttavia di trattarli con le stesse cautele previste da questo accordo, nel rispetto dell'art. 2-terdecies del Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lgs. n. 196 del 2003) e delle norme a tutela dell'immagine e della memoria.

2. Riepilogo dei ruoli

Parte II — Il gestionale dell'Impresa: RediVivo responsabile del trattamento

3. Nomina e istruzioni

3.1. L'Impresa, in qualità di titolare, nomina RediVivo responsabile del trattamento dei dati personali contenuti nel gestionale, descritti nell'allegato 1.

3.2. RediVivo tratta questi dati soltanto su istruzione documentata dell'Impresa. Costituiscono istruzioni documentate: il presente accordo, le Condizioni e le operazioni che gli utenti dell'Impresa compiono nel gestionale. Ulteriori istruzioni sono impartite per iscritto.

3.3. Se RediVivo ritiene che un'istruzione violi il GDPR o altre norme sulla protezione dei dati, ne informa immediatamente l'Impresa e può sospenderne l'esecuzione finché l'Impresa non la conferma o la modifica.

3.4. Se una norma dell'Unione o italiana impone a RediVivo un trattamento diverso da quello istruito, RediVivo ne informa l'Impresa prima di procedere, salvo che la norma lo vieti.

3.5. RediVivo non usa i dati del gestionale per finalità proprie. Restano distinti i trattamenti che RediVivo svolge come titolare, regolati dalle Parti III e IV.

4. Obblighi di RediVivo come responsabile

RediVivo:

• (a) garantisce che le persone autorizzate a trattare i dati siano vincolate alla riservatezza e abbiano ricevuto istruzioni adeguate;
• (b) adotta le misure tecniche e organizzative dell'allegato 2, adeguate al rischio (art. 32 GDPR), e le mantiene aggiornate senza ridurne il livello complessivo;
• (c) ricorre ad altri responsabili solo alle condizioni dell'articolo 6;
• (d) assiste l'Impresa nel dare seguito alle richieste con cui gli interessati esercitano i propri diritti: se riceve direttamente una richiesta che riguarda i dati del gestionale, la inoltra all'Impresa entro tre giorni lavorativi e non risponde nel merito senza sue istruzioni;
• (e) assiste l'Impresa, tenuto conto della natura del trattamento e delle informazioni di cui dispone, nell'adempimento degli obblighi in materia di sicurezza, notifica delle violazioni e valutazione d'impatto;
• (f) mette a disposizione dell'Impresa le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto di questi obblighi e consente le verifiche dell'articolo 8;
• (g) al termine della prestazione restituisce o cancella i dati secondo l'articolo 9;
• (h) tiene il registro delle attività di trattamento svolte per conto dell'Impresa (art. 30, par. 2, GDPR).

5. Obblighi dell'Impresa come titolare

L'Impresa:

• (a) inserisce nel gestionale soltanto dati che ha titolo di trattare e ne cura l'esattezza;
• (b) fornisce ai propri clienti e ai propri utenti le informazioni sul trattamento dovute in qualità di titolare;
• (c) attribuisce gli accessi al gestionale ai soli addetti che ne hanno bisogno, li revoca quando cessano dall'incarico e vigila sul loro uso;
• (d) non inserisce nei campi liberi del gestionale (note, descrizioni) dati sulla salute, sulle convinzioni religiose o su vicende giudiziarie di persone viventi;
• (e) comunica a RediVivo senza ritardo ogni accesso non autorizzato o sospetto alle proprie credenziali.

6. Altri responsabili (sub-responsabili)

6.1. L'Impresa rilascia a RediVivo un'autorizzazione generale a ricorrere ad altri responsabili per l'erogazione del Servizio. Quelli in uso alla data dell'accordo sono elencati nell'allegato 3.

6.2. RediVivo impone a ciascun sub-responsabile, per contratto, obblighi di protezione dei dati equivalenti a quelli di questo accordo, e risponde verso l'Impresa del loro adempimento.

6.3. RediVivo comunica all'Impresa l'intenzione di aggiungere o sostituire un sub-responsabile con almeno 30 giorni di anticipo, per iscritto e aggiornando l'allegato 3. L'Impresa può opporsi per iscritto, per motivi attinenti alla protezione dei dati, entro 15 giorni. Se le parti non trovano una soluzione, l'Impresa può recedere dal contratto senza costi, con restituzione della quota di canone relativa al periodo non goduto.

6.4. Nei casi di urgenza per ragioni di sicurezza o di continuità del servizio, RediVivo può sostituire un sub-responsabile dandone comunicazione immediata; resta fermo il diritto di opposizione.

7. Violazioni dei dati del gestionale

7.1. RediVivo informa l'Impresa senza ingiustificato ritardo, e comunque entro 48 ore da quando ne è venuta a conoscenza, di ogni violazione dei dati personali che riguardi il gestionale.

7.2. La comunicazione, inviata alla PEC o all'email indicata dall'Impresa, descrive per quanto noto: la natura della violazione; le categorie e il numero approssimativo di interessati e di registrazioni coinvolti; le probabili conseguenze; le misure adottate o proposte. Le informazioni non ancora disponibili sono fornite in seguito, senza ulteriore ritardo.

7.3. RediVivo adotta subito le misure per contenere la violazione e collabora con l'Impresa perché questa possa adempiere agli obblighi di notifica al Garante e di comunicazione agli interessati (artt. 33 e 34 GDPR).

8. Verifiche

8.1. RediVivo risponde per iscritto, entro 30 giorni, alle richieste ragionevoli di informazioni dell'Impresa sul rispetto di questo accordo, e fornisce la documentazione disponibile sulle misure di sicurezza.

8.2. Se la documentazione non è sufficiente, l'Impresa può svolgere, direttamente o tramite un incaricato vincolato alla riservatezza, una verifica presso RediVivo, non più di una volta l'anno salvo violazioni accertate, con un preavviso di 30 giorni, in orario di lavoro e senza accedere ai dati di altri clienti o ai dati dei segmenti di cui alla Parte IV. I costi della verifica sono a carico dell'Impresa.

9. Fine del contratto: restituzione e cancellazione

9.1. Alla cessazione del contratto l'Impresa conserva per 90 giorni l'accesso in consultazione al gestionale e può esportare i propri dati in un formato di uso comune.

9.2. Trascorso tale termine RediVivo cancella i dati del gestionale trattati come responsabile, salvo che una norma ne imponga la conservazione. Nelle copie di sicurezza i dati restano fino alla loro ordinaria scadenza (30 giorni) e non sono usati per altri scopi.

9.3. A richiesta, RediVivo conferma per iscritto l'avvenuta cancellazione.

9.4. La cancellazione non riguarda i memoriali attivati, gli account di Referenti e Custodi e i dati della Parte IV, che RediVivo continua a trattare come titolare autonomo per adempiere agli impegni di durata assunti verso le famiglie. Dopo la cessazione RediVivo conserva, come titolare, l'indicazione dell'Impresa che ha creato ciascun memoriale e i dati della richiesta di attivazione, nella misura necessaria a dimostrarne la legittimità.

Parte III — La creazione del memoriale: contitolarità limitata

10. Ambito e durata

10.1. Le parti sono contitolari (art. 26 GDPR) del trattamento che consiste nella raccolta dei dati necessari a creare il memoriale, nel loro inserimento in RediVivo, nella prima pubblicazione della pagina e nell'invito al Referente.

10.2. La contitolarità inizia quando l'Impresa raccoglie la richiesta della famiglia e termina con l'Attivazione del memoriale e l'invio dell'invito al Referente. Da quel momento si applica la Parte IV.

10.3. Le finalità sono decise congiuntamente nei limiti seguenti: l'Impresa decide di offrire il memoriale ai propri clienti e raccoglie i dati; RediVivo decide quali dati può contenere la pagina, come è pubblicata e protetta e per quanto tempo è conservata.

11. Compiti dell'Impresa

L'Impresa è responsabile di:

• (a) raccogliere i dati presso la famiglia e inserirli correttamente;
• (b) verificare la legittimazione del Richiedente, raccogliendo il modulo di attivazione firmato previsto dall'articolo 5 delle Condizioni, e conservarlo;
• (c) non creare memoriali in assenza di tale richiesta, né a partire da archivi o registri;
• (d) consegnare l'informativa: il modulo di attivazione contiene l'informativa breve predisposta da RediVivo per entrambi i contitolari e rinvia all'informativa completa;
• (e) inserire come recapiti del Referente quelli che il Referente stesso, o il Richiedente con il suo accordo, ha indicato;
• (f) inserire notizie sulla salute della persona defunta o sulle circostanze della morte solo su espressa indicazione della famiglia;
• (g) custodire con misure adeguate i moduli cartacei e ogni copia dei dati tenuta fuori da RediVivo.

12. Compiti di RediVivo

RediVivo è responsabile di:

• (a) la sicurezza dei dati dal momento in cui sono inseriti nel Servizio (allegato 2);
• (b) la pubblicazione della pagina, con le impostazioni predefinite di tutela: pagina non indicizzata dai motori di ricerca, moderazione preventiva della lavagna, possibilità di proteggerla con parola d'accesso;
• (c) predisporre e tenere aggiornata l'informativa unica per gli interessati e fornire al Referente, con il primo messaggio, le informazioni dell'art. 14 GDPR;
• (d) ricevere e gestire le richieste degli interessati e quelle dei familiari ai sensi dell'art. 2-terdecies del Codice in materia di protezione dei dati personali;
• (e) fissare i tempi di conservazione e applicarli;
• (f) tenere il registro dei trattamenti per questa fase e svolgere la valutazione d'impatto.

13. Informazione agli interessati e punto di contatto

13.1. Il punto di contatto per gli interessati è RediVivo, all'indirizzo privacy@redivivo.me.

13.2. Gli interessati possono comunque esercitare i propri diritti nei confronti di ciascuna delle parti. La parte che riceve una richiesta relativa a questa fase la trasmette all'altra entro tre giorni lavorativi; RediVivo risponde all'interessato, con la collaborazione dell'Impresa per quanto di sua competenza.

13.3. Il contenuto essenziale di questa Parte è messo a disposizione degli interessati nell'informativa sulla privacy ed è riportato nell'allegato 4.

14. Violazioni dei dati nella fase di creazione

14.1. Ciascuna parte informa l'altra, entro 48 ore dalla conoscenza, delle violazioni dei dati che riguardano questa fase.

14.2. La notifica al Garante e l'eventuale comunicazione agli interessati sono curate: da RediVivo, se la violazione riguarda i sistemi del Servizio; dall'Impresa, se riguarda i suoi locali, i suoi dispositivi, le sue credenziali o i moduli cartacei. L'altra parte fornisce senza ritardo le informazioni necessarie.

15. Responsabilità tra le parti

15.1. Nei rapporti interni ciascuna parte risponde dell'adempimento dei compiti che questo accordo le assegna. In particolare l'Impresa risponde della mancanza o dell'irregolarità della richiesta di attivazione e dell'esattezza dei dati inseriti; RediVivo risponde della sicurezza del Servizio e della gestione delle richieste degli interessati.

15.2. La parte che ha risarcito un interessato o subito una sanzione per un fatto riconducibile ai compiti dell'altra ha diritto di rivalersi su questa in proporzione alla rispettiva responsabilità.

15.3. Questo articolo regola solo i rapporti tra le parti e non limita i diritti degli interessati.

16. Opposizioni e volontà contraria

Se, prima dell'Attivazione, una delle parti viene a conoscenza dell'opposizione di un familiare di pari grado o di una volontà contraria della persona defunta, ne informa subito l'altra. Il memoriale non viene attivato finché la questione non è chiarita.

17. Clausola di salvaguardia

17.1. Qualora un'autorità di controllo o un giudice ritenesse che, nella fase di creazione, le parti agiscano come titolari autonomi anziché come contitolari, gli articoli da 11 a 16 restano efficaci come impegni reciproci tra titolari autonomi.

17.2. In tale ipotesi: la trasmissione dei dati dall'Impresa a RediVivo si intende effettuata su incarico della famiglia, espresso nel modulo di attivazione; ciascuna parte risponde in proprio dei trattamenti che svolge; la ripartizione dei compiti continua a valere come accordo di cooperazione.

17.3. Le parti adeguano il testo dell'accordo entro 60 giorni dal provvedimento, senza che ciò incida sulla validità del contratto.

Parte IV — La vita del memoriale: RediVivo titolare autonomo

18. Titolarità di RediVivo

18.1. Dall'Attivazione RediVivo è titolare autonomo del trattamento dei dati relativi a: account dei Referenti e dei Custodi; contenuti della pagina; contributi dei visitatori; indirizzi email facoltativi dei visitatori; impronte degli indirizzi IP; segnalazioni; decisioni e registri di moderazione; richieste di esercizio dei diritti.

18.2. RediVivo determina in autonomia finalità e mezzi di questi trattamenti, compresi tempi di conservazione, regole di moderazione e misure di sicurezza, e ne risponde direttamente verso gli interessati e le autorità.

18.3. Per questi trattamenti RediVivo non agisce per conto dell'Impresa e non ne riceve istruzioni.

19. Esclusione dell'accesso dell'Impresa

19.1. L'Impresa non ha accesso, né attraverso il gestionale né in altro modo, a:

• (a) contributi in attesa di approvazione, non approvati, nascosti o rimossi;
• (b) indirizzi email dei visitatori e impronte dei loro indirizzi IP;
• (c) identità e recapiti di chi invia una segnalazione, e contenuto delle segnalazioni;
• (d) decisioni di moderazione e relative motivazioni;
• (e) richieste di esercizio dei diritti e corrispondenza con gli interessati.

19.2. L'Impresa vede del memoriale soltanto ciò che è visibile al pubblico.

19.3. L'Impresa non chiede questi dati a RediVivo né al Referente, non usa le credenziali del Referente e non tenta di aggirare le misure che attuano l'esclusione. RediVivo non li comunica all'Impresa, salvo ordine dell'autorità.

19.4. L'esclusione è assicurata da misure tecniche (separazione dei profili di accesso) oltre che da questo impegno contrattuale, e resta ferma anche dopo la cessazione del contratto.

20. Richieste ricevute dall'Impresa

Se l'Impresa riceve da un familiare, da un visitatore o da un'autorità una richiesta che riguarda un memoriale attivato (una contestazione, una richiesta di rimozione, l'esercizio di un diritto), la inoltra a RediVivo entro tre giorni lavorativi, a privacy@redivivo.me, senza rispondere nel merito, e informa il richiedente dell'inoltro.

Parte V — Disposizioni comuni

21. Misure di sicurezza

Le misure dell'allegato 2 si applicano a tutti i segmenti. RediVivo può modificarle per adeguarle all'evoluzione tecnica, purché il livello di protezione non diminuisca.

22. Luogo del trattamento e trasferimenti

22.1. I dati sono trattati e conservati nell'Unione europea.

22.2. RediVivo non trasferisce i dati del gestionale fuori dallo Spazio economico europeo senza averne informato l'Impresa con il preavviso dell'articolo 6.3 e senza che ricorra una delle condizioni previste dagli artt. 44 e seguenti del GDPR (decisione di adeguatezza o garanzie adeguate, quali le clausole contrattuali tipo).

23. Durata, modifiche e prevalenza

23.1. L'accordo ha la stessa durata del contratto. Gli articoli 9, 15, 18, 19 e 20 restano efficaci anche dopo la sua cessazione.

23.2. Le modifiche all'accordo seguono la procedura prevista dalle Condizioni per le modifiche contrattuali. Le modifiche degli allegati 2 e 3 seguono gli articoli 21 e 6.3.

23.3. In caso di contrasto tra questo accordo e le Condizioni in materia di protezione dei dati, prevale questo accordo.

Allegato 1 — Descrizione dei trattamenti svolti da RediVivo come responsabile

Allegato 2 — Misure tecniche e organizzative

Accessi e autenticazione

• Accesso di imprese, Referenti e Custodi con collegamento monouso inviato per email, di breve validità; password facoltativa, conservata con funzione di derivazione scrypt.
• Sessioni con scadenza: 30 giorni per imprese e famiglie, 12 ore per lo staff di RediVivo.
• Profili di accesso separati: l'Impresa accede solo al proprio gestionale; i Referenti solo ai propri memoriali; lo staff con credenziali personali.
• Gettoni e collegamenti personali conservati solo in forma di impronta.

Riduzione dei dati

• Indirizzi IP mai conservati in chiaro: solo un'impronta calcolata con chiave segreta (HMAC), cancellata dopo 90 giorni.
• Fotografie ricodificate con eliminazione dei metadati (EXIF, coordinate GPS).
• Email dei visitatori facoltativa e non visibile a Imprese, Referenti e pubblico.
• Nessuno strumento di analisi, nessuna risorsa caricata da terzi, nessun cookie non tecnico.

Protezione dei contenuti

• Moderazione preventiva come impostazione predefinita; i file delle fotografie non approvate non sono serviti a chi non modera.
• Pagine dei memoriali non indicizzate dai motori di ricerca, salvo scelta del Referente; possibilità di protezione con parola d'accesso.
• Limiti di frequenza su contributi, segnalazioni e tentativi di accesso.

Infrastruttura

• Hosting, database e copie di sicurezza nell'Unione europea.
• Connessioni cifrate.
• Copie di sicurezza giornaliere, cifrate, conservate 30 giorni.

Organizzazione

• Registro delle azioni di staff, imprese e Referenti, conservato 24 mesi.
• Cancellazioni automatiche alle scadenze dei tempi di conservazione.
• Obbligo di riservatezza e istruzioni scritte per il personale; accesso ai dati limitato a chi ne ha necessità.
• Procedura scritta per la gestione delle violazioni dei dati e relativo registro.
• Contratti ai sensi dell'art. 28 GDPR con tutti i fornitori che trattano dati.

Allegato 3 — Sub-responsabili

Allegato 4 — Contenuto essenziale dell'accordo di contitolarità

Questo testo riassume, per gli interessati, la Parte III dell'accordo.

• Chi sono i contitolari: l'impresa funebre che crea il memoriale e Federico Infelici, che gestisce RediVivo.
• Per quale trattamento: soltanto la creazione del memoriale, dalla raccolta dei dati presso la famiglia fino all'attivazione della pagina e all'invito al referente. Dopo, il titolare è RediVivo.
• Che cosa fa l'impresa: raccoglie i dati dalla famiglia; verifica, con un modulo firmato, che chi chiede il memoriale ne abbia titolo; consegna le informazioni sul trattamento.
• Che cosa fa RediVivo: protegge i dati; pubblica la pagina con le impostazioni di tutela; risponde alle richieste degli interessati e dei familiari; stabilisce e applica i tempi di conservazione.
• A chi rivolgersi: a RediVivo, scrivendo a privacy@redivivo.me. È comunque possibile esercitare i propri diritti nei confronti di ciascuno dei due contitolari.

Versione 1.3, aggiornata il 10 ottobre 2026.